Пару простых способов, как улучшить работу лаборатории

Вряд ли кто-то будет спорить с фактом того, что у химиков из всех специалистов технических служб одна из самых рутинных работ. Аналогично у микробиологов, но данная статья применима к ним только частично. 

Также, у работы химиков в фармацевтике есть не самая приятная особенность: им приходится плюс ко всему оформлять огромное количество документации по испытаниям. Причем оформление документации занимает немалое количество времени. В ряде случаев это может доходить до трети рабочего дня, хотя зачастую процессы оформления и испытаний пытаются совместить. Как вы понимаете, речь идет, конечно, о лабораториях, не оснащенных системами автоматизации работы. А таких у нас все-таки пока большинство.

Я хочу рассказать про пару мини приемов, многие из которых кажутся сами по себе незначительными, но в условиях большого потока испытаний могут суммарно экономить достаточно много времени. Я сначала, конечно, сомневался будут ли они кому-нибудь неизвестны и, соответственно, интересны, но чисто статистически могу предположить, что кому-нибудь да пригодятся. Начну с самых простых математических и закончу более сложными из области менеджмента персонала.

1. Расчет стандартного отклонения через сокращенную формулу

Для расчета стандартного отклонения, а соответственно и RSD, можно использовать преобразованную более простую формулу:

Модифицированный расчет RSD для неограниченной выборки

Плюсом данной формулы, кроме ее простоты, является также то, что по ней можно, предварительно рассчитав среднее арифметическое, рассчитать RSD даже на обычном “кухонном” калькуляторе, используя функции суммирования в памяти (M+, MR). Да. Если вы не задумывались: рассчитать RSD на “кухонном” калькуляторе, не фиксируя промежуточные расчеты где-нибудь на бумажках, нельзя. А фиксировать промежуточные расчеты не в отчетах запрещено. Можно только в официальных записях (формуляры / заполняемые формы).

Данная формула является математическим выводом из привычной формулы стандартного отклонения, а не эмпирическим приближением, как думают некоторые специалисты. Важное условие (из практики): при расчетах необходимо оставлять больше знаков после запятой, т.к. может получиться отрицательное число в числителе, т.е. отрицательное стандартное отклонение. Вывод-преобразование привожу ниже:

Вывод для модифицированной формулы расчета стандартного отклонения

2. Расчет стандартного отклонения для двух значений

Если вам нужно рассчитывать стандартное отклонение и/или RSD только для двух значений, то можно применять следующую сокращенную формулу:

Сокращенная формула расчета RSD для

Данная формула также является точным математическим следствием. Вывод аналогично привожу ниже:

Вывод формулы расчета стандартного отклонения для 2 значений

3. Использование только двух параллелей при измерениях. Анализ на выбросы через знание предела повторяемости

Статистически оправданным и достаточным количеством параллельных измерений для каждого из образцов является — два. Это обусловлено тем, что уже на основании двух значений можно сказать о совместимости результатов измерения, т.е. о том, что они получены корректно. Но обязательным условием является то, что должна быть предварительно изучена естественная вариация измерений значений в условиях повторяемости для этой методики. Если просто: при валидации МВИ должна быть определено стандартное отклонение повторяемости / сходимости (Sr): одна проба, один оператор, одно оборудование, по времени — одна за одной. Набираем штук 15 значений и рассчитываем Sr.

После определения стандартного отклонения повторяемости рассчитывается предел повторяемости (r). Свойство случайных величин таково, что разница между любыми двумя измерениями, полученными химиком в одинаковых условиях (т.е. параллельные измерения), будет не больше предела повторяемости. Если разница больше, то считается, что химик допустил ошибку во время измерений.

Условие совместимости результатов измерений

Описанный подход позволяет НЕ проверять полученные значения на выбросы по тем либо иным критериям, а пользоваться только этим простым правилам.

4. Инженерные калькуляторы

Рекомендация проста — купите, блин, в лабу нормальные инженерные калькуляторы. По стоимости они одинаковые, но функционал не сравним. Инженерные калькуляторы позволяют без дополнительных записей “на бумажку”, а значит и без округлений рассчитывать:

  • стандартное отклонение;
  • среднее арифметическое;
  • RSD;
  • квадраты, логарифмы; степени, кроме квадрата; корни, кроме квадратного;
  • сложные дроби, т.к. есть память и функция “скобки”;
  • индексы воспроизводимости (Cp и Cpk);
  • не начинать заново расчеты, ошибившись в одной цифре, а удалить только ее и продолжить обсчет;
  • иное.

Естественно могут быть отличия в разных моделях, а также могут присутствовать и другие полезные в лаборатории функции. Вам нужно только обучить работе на них свой персонал. Да, там кнопочки поменьше, но это вопрос привычки. 

Калькулятор который есть у меня (далеко не самый навороченный) и некоторые его функции приведены на изображении ниже:

Пример инженерного калькулятора

5. Узаконивание блокнотов

Существует весьма занимательная практика по узакониванию и официальному применению блокнотов в работе сотрудников лаборатории, хотя многие по умолчанию считают, что в лаборатории можно применять только учтенные формуляры, а блокноты и другая макулатура запрещены.

По надлежащей практике ведения записей действительно запрещено фиксировать какие-либо первичные или промежуточные данные на неучтенных носителях, т. к. теряется прослеживаемость и может нарушиться целостность данных.

Но. Если вам действительно проще наладить процессы лаборатории с использованием блокнотов, то это можно провернуть следующим образом:

  • закупаем блокноты;
  • нумеруем страницы;
  • регистрируем блокноты, присваиваем конкретным работникам;
  • разрабатываем процедуру по ведению блокнотов, обучаем ей химиков;
  • после исписывания блокнота, он отправляется в архив, химику выдается новый.

Естественно должно быть формализовано ведение блокнотов: даты, номера серий, четкий почерк, контролируемые исправления и т. д. Вы дополняете процесс их применения любыми требованиями.

6. Валидация MS Excel таблиц и формирование из них готовых отчетов

Не ну это до неприличия актуальная тема, но все же. Если перенести в MS Excel все формуляры / заполняемые формы / аналитические листы / сертификаты качества / паспорта и т. д., настроить расчеты, а потом это все дело валидировать, то на оформление документации будет уходить значительно меньше времени. Это не такая сложная работа, но при этом приносящая большой эффект по скорости работы.

Также можно все стандартные данные (оборудование, шифры, реактивы и т. д.) внести в списки в ячейки, чем упростить ввод часто повторяющихся данных.

7. Разделить химиков на временные кластеры и предоставлять работу на группы

А это уже мини метод из области менеджмента персонала. 

Если у вас достаточно большая лаборатория и много сотрудников, занимающихся одинаковой друг с другом деятельностью, то можно начать выдавать работу не на каждого конкретного химика по отдельности, а на группы химиков по 2-4 человека, при этом создавая конкуренцию. В таком случае конкретные части работы будут перераспределяться в минигруппах самостоятельно с учетом предпочтений, желания заниматься только чем-то одним (а не метаться от приборов к расчетам и оформлению и назад) и максимальной эффективности.

В ходе конкуренции весь фонд премий лаборатории перераспределяется: от неэффективного к эффективному сотруднику и/или группе, т. е. неэффективный не просто не повышает свой типичный доход, а он его теряет. Из-за того, что это процесс перераспределения (может разве что с небольшим дополнительным финансированием), а не массовая игра с выделением дополнительных средств, то предприятие практически ничего не тратит на это, а в последствии даже выигрывает.

Но так как в первую очередь цель такой перегруппировки — повышение эффективности работы, то для того, чтобы из этого нововведения не стало только хуже, следует придерживаться следующих рекомендаций:

  • по группам химики должны распределиться самостоятельно;
  • химики могут перегруппировываться хоть каждый день, главное, чтобы это фиксировалось;
  • химики могут самостоятельно выбирать способ распределения работы внутри группы и порядок ее проведения (с учетом, конечно, потребностей производства);
  • разработать систему перераспределения премий, систему оценки работы, ее трудоемкости. Не должно быть испытаний, которые невыгодно брать, потому что, например, они долгие, но при этом приносят мало баллов;
  • объявить и объяснить механизмы системы перераспределении премии от групп, которые хуже работают, тем группам и их членам, которые выполняют большее количество работы. Сделать эту систему максимально понятной и прозрачной;
  • установить минимальную выработку, которую должны выполнить минигруппы химиков, а также обязательные работы, которые также должны выполняться в тот же день по поручению;
  • не загружать химиков другой работой, кроме рутины либо выделить отдельных сотрудников, которые будут заниматься только нестандартными работами (мониторинги, отборы проб, исследования, валидации МВИ и т.д.) либо разработать систему баллов и для такой работы;
  • химики сами могут брать и выбирать себе дополнительные задачи;
  • выполняйте свои обещания и НЕ снижайте доход от выполнения конкретной нормы работы, на сколько бы при этом не выбивались некоторые группы вперед;
  • исключите торможение работы групп из-за того, что вы не обеспечили их ресурсами;
  • дополнительно поддерживайте тех кто вначале первым, не смотря на неодобрение своих коллег (а оно естественно будет), будут создавать конкуренцию, выполняя все больше работы и набирая все больше баллов;
  • любыми силами не допускать внутреннего сговора о том, что все химики работают с одинаковой выработкой;
  • значительно снижайте баллы за некачественные испытания;
  • химики должны видеть текущую ситуацию с баллами за месяц, как для себя, так и для остальных;
  • создайте систему плавного ввода в конкуренцию новых сотрудников для того, чтобы они не сидели месяцами на голом окладе пока не вникнут во все процессы и не отработают методики;
  • не допускайте переработок за двойную оплату, как бы этого не хотели сотрудники: они должны успевать все в свою смену;
  • разрабатывайте мероприятия по предотвращению выгорания сотрудников и нечестной конкуренции.

Если вы считаете, что в лабораториях на средних и больших предприятиях мало работы, чтобы можно было ее перераспределять в сторону более эффективных, то вы ошибаетесь. Рутинный межоперационных контроль, входной контроль, приемо-сдаточные испытаний, валидация технологических процессов, анализ опытно-промышленных партий, анализ контрольных и архивных образцов, контроль образцов, находящихся на изучении стабильности. Это минимальный список, который есть практически на каждом предприятии. И по сути это зачастую однотипные испытания, которым в зависимости от трудоемкости можно присваивать различные баллы. В этом и особенность химиков, как специалистов — их труд можно легко нормировать.

Если у вас получится создать такую конкуренцию, то вскоре начнут появляться ситуации, когда группы требуют дополнительной работы, а образцов на испытания больше не остается. С этого момента начинайте сокращать штат (хотя скорее всего неэффективные начнут уходить сами), начиная с сотрудников и/или минигрупп, которые показывают стабильно наименьшую эффективность. ЗП, сокращенных сотрудников, распределяйте на оставшихся, оставляя часть в бюджете организации. Таким образом вы позволите больше зарабатывать сотрудникам и при этом будете сокращать затраты на подразделение. 

Не запрещайте и не мешайте своим сотрудникам зарабатывать столько сколько они могут. Если вы хоть раз создадите барьер для дохода, нечестно его распределите, снизите стоимость за единицу труда — это может сразу стать точкой невозврата, после которой инициатива будет сломана, а химики вернутся в свое типично анабиозное состояние.

Примечание: если вы боитесь нездоровой атмосферы в коллективе (многие конкуренцию воспринимают, как нездоровые отношения), то можете эту систему сделать не в виде перераспределения, а в виде дополнительного стимулирования. Но в таком случае, скорее всего (мое мнение), у вас ничего не получится.

 

P.S. Пока писал эту статью, пришла идея «а почему бы не написать общую статью по эффективности для всех технических служб предприятия?«. Пока писал эту статью, то и вторую также уже почти доделал, поэтому, думаю, что на следующей неделе к понедельнику она уже будет опубликована. Но та статья будет значительно более занимательной, вызывающей и провокационной. И причем она будет интересна всем звеньям пищевой цепи предприятия. Поэтому следите за публикациями.

Всем удачи


UPD 1.  Следующая запись про эффективность производства уже опубликована. К ней можете перейти по этой ссылке.

UPD 2. Еще одно уточнение про последний пункт с менеджментом персонала. Т.к. цель данного метода мотивация, а не демотивация персонала, то следует сделать пояснение, что мотивация деньгами возможна только если у работников их типичной ЗП не удовлетворяются в полной мере базовые потребности. Т.е. пока первые ступени базовых потребностей не будут удовлетворены, то сотрудника можно мотивировать деньгами, а вот если деньги уже не играют столь важную роль в жизни сотрудников (что возможно только при весьма высокой по меркам СНГ заработной плате), то такие пляски с мотивацией деньгами приведут только к демотивации. Но по причине того, что, к сожалению, ЗП химиков в наших странах, как правило, далека от достаточной для полноценной жизни, то мотивация с деньгами должна работать при грамотной ее организации.

Подписывайтесь на каналы PHARM COMMUNITY:

   
Просмотров: 363
Поделитесь с коллегами:

2 комментария к “Пару простых способов, как улучшить работу лаборатории”

  1. В формуле для RSD в числитель модуль поставьте, и не будет проблем с отрицательным числом под корнем.
    В выводе почему Вы только один член в числителе домножаете на n? и куда потом n девается?

    • Домножается только один член в числителе для того, чтобы свернуть сумму Хi в среднее арифметическое Х. На сворачивание Хi и тратится одно n (то что в знаменателе), а второе остается в числителе.

      Насчет модуля: если вы поставите модуль и при этом пренебрежете рекомендацией (оставите мало знаков после запятой), и так получится, что под вашим модулем окажется отрицательное число, то вы получите в результате все что угодно, но не верный ответ. Если бы модуль предполагался, то он являлся бы следствием математического вывода (как во втором случае), но в данном случае он не нужен, т.к. в числителе получение отрицательного числа при правильных расчетах исключено.

Оставьте комментарий