Как привести в порядок свою базу знаний

В жизни каждого уважающего себя инженера по качеству как и, наверное, в принципе, у любого специалиста, работающего с большим количеством внешней документации, наступает такая ситуация, когда ориентироваться и работать с собственной импровизированной электронной базой документов (папкой на ПК с названием Документация или как-то похоже) становится просто нереально. И вот в один прекрасный (нет) момент в моей жизни наступила такая же ситуация. Примерно в то же время появилась вторая схожая проблема: я осознал, что запоминать, а потом искать в интернете различные ресурсы с документами (ну знаете типа такие базы данных, которые нет смысла скачивать полностью, а проще каждый раз заходить за документом, например, база документов от FDA), статьи на форумах, сервисы становится всё тяжелее, а сохранять гиперссылки (или, о ужас, web-страницы) в разрозненных документах word или в диалоге с самим собой в соцсетях абсолютно бесполезно.

В этой удручающей ситуации мной было принято волевое решение о том, что нужно пересмотреть менеджмент своей информации и привести этот бардак в надлежащее состояние. И в конечном счете, не просто так же так я еще и инженер по стандартизации, неужели я не смогу систематизировать весь этот массив информации?!

1. Спецификации требований пользователя

С учетом всех канонов GxP для подбора необходимого инструментария управления информацией было составлено (у себя в голове) следующее URS:

  • доступ к данным должен быть возможен с телефона (Android и iOS), с ПК (браузерная версия и, возможно, отдельное приложение (Win 10)) и с планшета (iOS). В общем, кроссплатформенность;
  • получить доступ к данным можно с домашнего ПК, с рабочего и еще с любого другого ПК, если придется срочно посмотреть информацию;
  • кроме просмотра с любого места, должна быть возможность с любого места загрузить в базу документ или добавить ссылку на ресурс/статью;
  • инструментарий должен желательно быть бесплатным (ну естественно, как может быть иначе);
  • данными должно быть легко делиться с другими (по почте, через соцсети);
  • должны читаться PDF, JPG форматы и желательно DOC;
  • по данным должен быть налажен хороший поиск;
  • данные можно группировать любым образом между собой.

2. Фэйл

Первое, что пришло сразу в голову (бывает же такая чушь в голове появляется), это скопировать всю БД документов на USB флэшку и носить с собой, имея доступ со всех ПК. Вопрос с телефоном решался переходником microUSB-USB, но это конечно еще те костыли.

Как бы формально при помощи флешки выполнялись все пункты URS, но была одна большая проблема: такой флешко-электронный промискуитет с постоянным подключением носителя к разным ПК явно ни к чему хорошему не привел бы, и какой-либо из моих гаджетов в какой-то момент точно превратился бы кирпич. Ну и вообще это на минуточку, грубое нарушение 21 CFR 11, GAMP и iso/iec 27001!!! Not Conformity!!!

Для сведения риска подцепить какую-нибудь заразу стало очевидным (наконец-то), что нужно прибегнуть к помощи целомудренным облачным сервисам.

3. Общая информация по решению

В итоге наилучшим вариантом, который со временем себя оправдал, оказался подход с использованием двух сервисов: облачного хранилища для документов и облачной записной книжки для ссылок и записей. В данном случае полностью решается проблема с кибербезопасностью и кроссплатформенностью.

4. Хранение документов

Под документами в настоящей статье будут пониматься любые электронные файлы, т.е. не ссылки и не текстовые записи.

В качестве облачного хранилища может браться любой удобный для вас сервис: Google Диск, Яндекс Диск, Microsoft OneDrive, Apple iCloud и другие. Было большое желание мне, как фанату сервисов Яндекс, взять также Яндекс Диск, но выбор всё-таки пал на облачное хранилище от Google. Причины было две (на тот момент): у Гугла были шире настройки системного администрирования и, самое главное, О ВЕЛИКИЕ Google Документы.

Google Диск позволяет использовать для работы с документами следующий функционал:

  • до 15 Гб бесплатного облака;
  • системное администрирование при работе с гугл дисками других людей (открытие доступа с различными правами, запрет скачивания и печати, запрет пересылки);
  • общий поиск, который периодически ищет даже по словам в документах;
  • возможность на личном ПК сделать синхронизацию с папкой, где можно будет работать с БД в обычном проводнике;
  • Google Docs.

Но самым сложным является не выбор сервиса, а придумать систему папок так, чтобы не надо было задумываться в какую папку поместить какой документ и, наоборот, в какой папке какой документ нужно искать.

Было много испробовано вариантов, но остановился на размещении по сферам регулирования, так возникает меньше всего проблем с поиском и загрузкой:

А в каждой папке идет уже свое деление. Причем глубина деления будет зависеть от того, насколько узко вы в данной сфере регулирования специализируетесь. Здесь особо универсальной схемы нет.

5. Хранение ссылок и записей

Куда более интересным является способ организации записей. Здесь особо вариантов не искал, т.к. на слуху у меня был только один облачный кроссплатформенный сервис для записей — Evernote. Но я не исключаю, что есть достойные замены данному сервису.

Evernote предоставляет следующий функционал:

  • полная кроссплатформенность;
  • на ПК есть возможность входа как с приложения, так и через Web версию;
  • группировка данных по блокнотам, а внутри блокнота по заметкам;
  • возможность работы в offline режиме, на случай отсутствия интернета. В данном случае изменения будут синхронизированы с облаком после подключения к сети;
  • широкие возможности в верстке (форматировании) заметок;
  • очень хороший поиск по данным.

Условным минусом является то, что в бесплатной версии возможен одновременный вход через приложение только с двух устройств — на остальных устройствах вы сможете зайти только через браузер в Web версию. То есть если у вас установлено приложение на телефоне и планшете, то установить и зайти в систему через приложение на ПК не получится.

Итак, для того, чтобы понять систему, которая была выработана у меня как наиболее стандартизированная, необходимо определить данные, которые будут управляться при помощи такой системы:

  • статичная информация, т.е. текст, который вы копируете / записываете / накапливаете и который останется неизменно в таком виде. Т.е. данная информация не содержит ссылок;
  • своя информация, которая не будет являться важной, но будет записываться в это приложение для того, чтобы не заводить новое для личных целей;
    Пример: покупки в магазине, наброски текстов, идеи, напоминалки и т.д.

Лично я, для удобства, выделил себе еще ряд групп информации, но вам, возможно, она будет лишней:

  • организации (аббревиатуры, расшифровки, кратко о деятельности и официальные сайты);
  • аббревиатуры и термины;
  • конкретные продукты, которые я хочу или рассматриваю для покупки, и компании, у которых есть ряд интересных предложений или с которыми планирую сотрудничать;
  • информация, касающаяся проектов (т.е. такая же своя информация, но относящаяся больше к трудовой деятельности).

По итогу получилось что-то такое:

Внутри блокнотов для себя я пришел к пониманию, что удобнее делить по двум признакам:

  • область действия. У меня:: национальная и региональная (страны ЕАЭС), международная и национальная, но других стран;
  • сфера регулирования. У меня: пищевая отрасль, фармацевтическая, юриспруденция.

P.S. Повторюсь, что вы можете использовать любые аналогичные сервисы, которые вам будут удобнее и привычнее. 

P.P.S. В многих случаях удобнее кроме названия папки писать ее номер для того, чтобы папки сортировались в порядке частоты использования.

P.P.P.S. Естественно всё упирается в наличие и стабильность интернета, но сейчас, к счастью, ни с покрытием ни со скоростью уже больших проблем нет. Да и живем мы уже в 2k19 году, интернет теперь жизненная необходимость как канализация, водопровод и электричество.

Подписывайтесь на каналы PHARM COMMUNITY:

   
Просмотров: 659
Поделитесь с коллегами:

9 комментариев к “Как привести в порядок свою базу знаний”

  1. По поводу множественного входа и хранения заметок, могу порекомендовать попробовать OneNote, полностью кроссплатформенный продукт. Плюс за последние 2 года его существенно допилили. А вот по организации папок и их структуре, тут, как мне кажется, нет универсального решения, поэтому каждый подбирает под себя. Альтернатива гугловскому диску это OneDrive, Dropbox и т. д.
    В целом хорошая систематизация информации.

  2. Хорошая статья на тему как заменить флешку с максимальным геморроем. Хороший задел на будущее.
    А можно вас попросить написать статью на тему не как хранить, а как упорядочить имеющуюся документацию.
    Дано 2 гига документов сворованных с разных предприятий и полученных на разных мероприятиях, Неделя валидации например за 4 года.
    Требуется организовать хранение так, что бы можно было что-либо найти без кнопки поиск.
     

    • Насколько я понимаю вопрос именно в автоматическом упорядочении документов, чтобы потом можно было искать уже в ручную? И вариант отсортировать вручную не вариант, т.к. информации очень много?

    • Для такой автоматической систематизации потребуется движок, который вычленит со всех текстов ключевые слова и потом позволит присвоить их как теги каждому документу, чтобы затем фильтровать по этим тегам. Такие системы есть, по крайней мере, коммерческие точно, возможно и бесплатные.
      Самый простой вариант — это локальный поисковик на базе Solr в пользовательской имплементации под названием DocFetcher.

      • и то это вряд ли поможет, потому что многие pdf содержат информацию в виде изображения, некоторые защищены, соответственно специальные проги не смогут определить ключевые слова (хотя, если честно, я не сильно понимаю как ПО может вычленить адекватные ключевые слова). Мне кажется эта задача (если я ее правильно понял) решается только ручной сортировкой: просто сесть и потратить сутки на сортировку.

      • Для поиска документов на компе по ключевым словам на разных языках я пользуюсь «Архивариус 3000». Но все равно документы лучше рассортировать по разным папкам (темам) и фильтровать по ним, иначе в результате программа выдаст тысячи документов.

  3. Спасибо Алексей за добротную статью. Да за облачными решениями большое будущее. Описанные вами примеры давно применяем. Но честно говоря еще есть нарекания, не все так качественно как бы хотелось. По поводу облачных «Документы» и им подобные не полноценные кастраты с парой непредсказуемым отображением оригинала. Еще больше удивляет не поворотливость таких монстров как Google, Яндекс. Имея в своем распоряжении календари, облака, почтовую базу клиентов порой уступают жирный кусок таким решениям на примере Битрикс 24. Еще ваше предположение по поводу «кибербезопасности» допустим в компании Яндекс работает более 6000 сотрудников плюс доступ спец. служб. На сколько в этом плане безопасны ваши вроде бы никому не нужные записи…так ли? За систему организации (стандартизации) отдельное спасибо.

    • Не совсем понял вашу фразу:

      Еще ваше предположение по поводу «кибербезопасности» допустим в компании Яндекс работает более 6000 сотрудников плюс доступ спец. служб. На сколько в этом плане безопасны ваши вроде бы никому не нужные записи…так ли?

      Возможно я не достаточно однозначно очертил область применения данной «системы»: речь в статье шла о применении этих сервисов для повышения удобства работы со своими личными документами, а не для обеспечения корпоративного документооборота.
      Естественно, достаточная информационная безопасность в компании не может быть обеспечена при помощи пользовательского (стандартного, для физлиц) Google Диска.

Оставьте комментарий